Beleidsplan Stichting The Ride on Education

Inleiding

Dit beleidsplan beoogt inzicht te geven in doelstellingen en werkwijze van de Stichting The Ride on Education aan daarvoor geïnteresseerde derden. Het bestaat uit een korte introductie in de Stichting, formulering van de doelstellingen, de werkwijze om het doel te realiseren, het beheer van de aan de stichting toevertrouwde gelden, de wijze waarop de gelden worden besteed, de bestuursamenstelling en de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd.

De Stichting The Ride on Education is formeel opgericht op 25 februari 2013 op initiatief van René Huigens, Klaas Willems en Hugo Waalewijn. In het voorjaar van 2012 ontstond bij René Huigens het idee om het aangename, zijn hobby fietsen, te verenigen met het nuttige, zijn coördinatiewerk voor de Stichting Lusulu. Waarom niet ‘fietsen voor het Goede Doel’?

De heren Klaas Willems en Hugo Waalewijn sloten zich bij dit idee aan en gezamenlijk besloten zij  een stichting op te richten. Alle drie de heren wonen in Beilen, toeristisch genoemd ‘De Drentse Hooglanden’, wat hen op het idee bracht om een sponsorfietstocht te organiseren van de Drentse Hooglanden naar de Schotse Hooglanden. Werkend aan dit plan besloten zij deze actie niet eenmalig te laten zijn, maar te proberen ook in de komende jaren zulke tochten te organiseren.

Doel van de stichting:

Het organiseren van gesponsorde (lange afstand) tochten om geld bij elkaar te brengen voor  ondersteuning van onderwijsprojecten in ontwikkelingslanden .

Het motto van de stichting is:

Trappen voor Onderwijs, of, in het Drents: ‘Trapp’n veur Underwies’.

De missie van de stichting is kort samen te vatten:

Fietsen of wandelen is leuk en iedereen kan het. Laten we leuke tochten organiseren waarbij de deelnemers zich verplichten een financiële bijdrage te leveren aan onderwijsprojecten in ontwikkelingslanden. Daartoe kunnen zij zich laten sponsoren door familie, bekenden, werkgever, leveranciers, etc.

De organisatie:

De stichting is een bij notariële acte opgerichte organisatie. Er zijn ten minste drie bestuursleden. Het bestuur wordt bij de organisatie van de tochten bijgestaan door vrijwilligers. Ook de bestuurders zijn vrijwilligers, die voor hun werk geen vergoeding ontvangen.

De stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Noord-Nederland onder nummer 57325391. De stichting is geregistreerd als een zgn. ANBI, Algemeen Nut Beogende Instelling, bij de Belastingdienst onder nummer  8525 32507.

Bij de acte van oprichting zijn de statuten van de stichting vastgesteld, waarin de bestuursstructuur is vastgelegd. In een huishoudelijk reglement zijn richtlijnen vastgelegd voor het besturen van de stichting (rooster van aftreden, vergaderfrequentie, verslaglegging, etc.)

Activiteiten van de stichting:

In 2013 organiseerde de stichting een gesponsorde fietstocht van de Drentse Hooglanden naar de Schotse Hooglanden, een afstand van 740 km. Er deden 23 fietsers aan mee tot aan IJmuiden en 17 gingen door naar Schotland. Totaal werd € 18.875 bij elkaar gefietst.

In 2014 fietsten 23 deelnemers van Beilen naar de Himmelberget in Jutland,  Denemarken, totaal 750 km. De totale opbrengst was € 18.917.

In 2015 werd  een fietstocht georganiseerd naar Reims in Noord Frankrijk, van 4 – 11 juli, met 34 deelnemers. Een tocht van 560 km; opbrengst € 27.710.

In 2016 werd gefietst naar de Harz, Goslar (Duitsland); opbrengst € 28.316. Met 33 fietsers.

In 2017 naar Brussel, 588 km, 24 deelnemers; opbrengst € 24.607.

In 2018 naar Trier in de Eifel, 530 km, met 28 deelnemers en goed voor € 24.061.

In 2019 werd met 20 deelnemers gefietst van Eindhoven naar Parijs, 620 km, opbrengst € 14.655.

De tocht in 2020 moest worden geannuleerd, maar individuele fietsers brachten niettemin € 12.705 bijeen.

In 2021 werd een rondje Nederland gedaan: 672 km met 27 fietsers en een opbrengst van ongeveer € 29.086.

In 2022 werd gefietst van Koblenz naar Hoek van Holland door 27 fietsers, ongeveer 600 km met een opbrengst van € 24.527.

In 2023 werd van Enschede naar Berlijn gefietst door 29 fietsers, een afstand van ongeveer 650 km. In totaal werd er € 30.813 bij elkaar gefietst.

Al deze jaarbedragen samen brachten de totale financiële opbrengst op € 245.652.

Na evaluatie van de tocht in enig jaar wordt een keuze gemaakt voor het einddoel van het volgende jaar en worden eventuele aanpassingen in de organisatie doorgevoerd.

De stichting maakt een route, met start en eindplaats, overnachtingplaatsen, voorgestelde route, eventuele alternatieven, overtocht per boot, etc. Indien nodig wordt een publiciteitsplan opgesteld, gericht op werven van deelnemers en sponsors. Er wordt zonodig een begroting gemaakt van organisatiekosten; een opzet voor de kosten voor de deelnemers staat op de website.

In het huishoudelijke reglement zijn de rechten en plichten van deelnemers beschreven, met name over de bijdrage van de deelnemers aan de Onderwijsprojecten in Ontwikkelingslanden, de manier van betalen, de afdracht en de verantwoording door het stichtingsbestuur.

Financiën:

Voor de organisatie van de sponsortocht vraagt het bestuur van elke deelnemer een bijdrage van € 50  genoemd: ‘Inschrijfgeld’.

Daarnaast tracht het bestuur de organisatiekosten zo laag mogelijk te houden en gesponsord te krijgen door het (plaatselijke) bedrijfsleven / instellingen.

Het bestuur heeft een bank-/spaarrekening  geopend waarop deelnemers hun inschrijfgeld en sponsorbijdragen kunnen (laten) storten.

Van elke deelnemer wordt een sponsorbijdrage verwacht van minimaal € 250.

Stichtingen die steun wensen te ontvangen via de Stichting The Ride on Education moeten ten minste ANBI goedkeuring hebben.

Verantwoording:

De penningmeester houdt een register van deelnemers en betalingen bij.

De penningmeester draagt zorg voor het doorbetalen van de sponsorgelden aan de beoogde ‘Goede Doelen’, uiterlijk begin oktober van elk jaar.

Binnen twee maanden na afloop van de sponsortocht legt het bestuur verantwoording af aan alle deelnemers over de ontvangen gelden, de organisatiekosten en de betalingen aan de te sponsoren onderwijsprojecten. Wanneer de organisatiekosten minder blijken te zijn dan de totale bijdrage uit inschrijfgelden en sponsoring ten bate van de organisatie, zal dit batig saldo gelijkelijk worden verdeeld over de deelnemende fietsers en hun goede doelen, onder aftrek van een reserve voor instandhouding van de organisatie (webhosting, bank en secretariaatskosten). Deze reserve is maximaal € 750 .

Evaluatie:

Binnen vier maanden na afloop van de sponsortocht zal het bestuur een vergadering uitschrijven waarin bestuur en vrijwilligers de (organisatie van de) tocht van dat jaar zullen evalueren en eerste plannen opstellen voor een volgende sponsortocht.

Het (verkort) evaluatieverslag publiceert het bestuur op de website.

Ten behoeve van de evaluatie kan het bestuur een vragenlijst voorleggen aan de deelnemers.

Jaarverslag:

Voor 1 maart van het nieuwe jaar maakt het bestuur een jaarverslag inclusief financiële verantwoording en publiceert dit tenminste op de website van de stichting (www.TheRideonEducation.nl).

Vastgesteld door het bestuur, d.d. 8 januari 2024.

.