Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement voor “The Ride on Education”.

 Vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 10 november 2015

Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

  1. de stichting: de Stichting The Ride on Education, gevestigd te Beilen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Noord Nederland te Groningen onder nummer 57325391;
  2. de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op de vijf en twintigste februari tweeduizend dertien bij notariaat Midden-Drenthe Mr. G. Lindeyer te Beilen;
  3. het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 6 van de statuten;
  4. gesponsorde fietstocht: een meerdaagse fietstocht naar een bestemming waarbij de deelnemers zich laten sponsoren door derden ten gunste van ANBI onderwijsprojecten in ontwikkelingslanden;
  5. inschrijfgeld: door de deelnemer bij aanmelding te betalen vergoeding voor organisatiekosten;
  6. campinggeld: door de deelnemer voor aanvang van de fietstocht te betalen kosten voor de overnachtingen op de campings;
  7. deelnemer-donaties: gelden die door de deelnemers of door derden voor de onderwijsprojecten in ontwikkelingslanden worden gedoneerd. Deze donaties worden elk jaar na afloop van The Ride on Education in het betreffende jaar getotaliseerd per onderwijsproject en voor 100% doorgestort naar de betreffende projecten;
  8. stichting-donaties: gelden die door derden aan de Stichting The Ride on Education worden gedoneerd t.b.v. de organisatie van The Ride on Education zelf;
  9. vrijwilligers: deelnemers of derden die namens het bestuur taken verrichten om The Ride on Education te organiseren en tot een succes te maken;
  10. comité van aanbeveling: personen uit maatschappelijke organisaties die zich met hun eigen naam en de naam van hun organisatie achter de doelstellingen van The Ride on Education scharen;
  11. volgers: deelnemers die de dag-etappes volgen per gemotoriseerd vervoer en al dan niet in opdracht van het bestuur ondersteunende werkzaamheden verrichten ten behoeve van de fietsende deelnemers. Het bestuur kan zulke volgers vrijstellen van het betalen van inschrijf- en campinggeld en/of een vergoeding verlenen voor hun dienstverlening en/of ontheffen van de verplichting om het minimale sponsorbedrag te doneren.
  12. Primair project: de stichting is opgericht door vertegenwoordigers van de volgende drie goede doelen: Stichting Lusulu, Stichting Verre Naasten en Stichting Naar School in Haïti.

Art. 1: Beleid

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:

  1. dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd;
  2. elke nieuwe versie van het beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaar-bestuursvergadering is goedgekeurd;
  3. het beleidsplan wordt jaarlijks aangevuld met een jaarplan en een jaarbegroting. 

Art. 2: Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

Sub. A: Het bestuur

Het bestuur:

  1. bestuurt en vertegenwoordigt de stichting en bestaat ten hoogste uit vijf leden;
  2. neemt besluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit reglement);
  3. kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen van vrijwilligers in het leven roepen en instrueren. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en gedechargeerd op een bestuursvergadering;
  4. beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot 100 euro;
  5. is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjarendonatie;
  6. handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten. Bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bovenop de staande herverkiezingsvolgorde;
  7. is verantwoordelijk voor de organisatie en beslist over organisatorische zaken;
  8. is in geen geval aansprakelijk voor ongevallen of schade dan wel verlies en/of diefstal van persoonlijke voorwerpen van de deelnemers en volgers dan wel door deelnemers en volgers aan derden toegebracht, noch voor enig persoonlijk letsel, en is evenmin verantwoordelijk wanneer de tocht door overmacht afgelast, verplaatst dan wel omgeleid wordt;
  9. stelt een rooster van aftreden op in een apart document;

Vacatures:

  1. Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen;
  2. uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
  3. nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering.

ANBI:

  1. Alle bestuursleden spannen zich als bestuurslid en als individu maximaal in om de status als ABNI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen. 

Sub. B: De voorzitter

  1. heeft de algemene leiding van de stichting;
  2. vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
  3. overlegt met officiële instanties;
  4. geeft leiding aan het bestuur;
  5. is het eerste aanspreekpunt voor de bestuursleden;
  6. stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op en maakt een standaard agenda voor de twee statutaire bestuursvergaderingen. In het voorjaar m.b.t. jaarverslag achteraf, jaarplan vooraf, rooster van aftreden. In het najaar m.b.t. evaluatie The Ride, financiële afrekening;
  7. leidt de bestuursvergaderingen;
  8. ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
  9. stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet het jaarplan;
  10. coördineert en stuurt activiteiten;
  11. neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
  12. ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt;
  13. (mede)-ondertekent de nieuwsbrieven, verslagen, notulen en de belangrijkste uitgaande stukken. 

Sub. C: De penningmeester

  1. voert de financiële administratie;
  2. waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
  3. stelt financiële overzichten op;
  4. maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
  5. zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijken van Richtlijn 650;
  6. beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen en is verplicht om de overige bestuursleden te allen tijde inzage te geven in de financiële administratie;
  7. beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro;
  8. beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
  9. onderhoudt contacten met sponsors en subsidieverstrekkers;
  10. bepaalt een eventueel batig saldo van de organisatiekosten voor 1 oktober van elk jaar  en verdeelt dit, onder aftrek van maximaal € 500,= als reserve voor de organisatie van de volgende Ride on Education naar rato van het aantal deelnemers voor de betreffende goede doelen waarvoor in dat jaar is gefietst;
  11. stort na afloop van The Ride on Education de bijeengebrachte donatiegelden vóór 1 oktober van het betreffende jaar op de rekening van de projecten waarvoor de gelden zijn bijeen gebracht. De verantwoording hiervan wordt aan de deelnemers teruggekoppeld en publicitair afgesloten. 

Sub. D: De secretaris

  1. is belast met het voeren van de correspondentie, verslaglegging en archivering van de Stichting;
  2. maakt van vergaderingen een nieuwsbrief voor alle (oud-) deelnemers aan The Ride on Education waarin minimaal vermeld:
    1. de datum van de vergadering;
    2. de verleende volmachten;
    3. de genomen besluiten.
  3. zet de nieuwsbrieven op de website;
  4. ondertekent nieuwsbrieven en verslagen;
  5. stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
  6. ontvangt alle binnenkomende (digitale) post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
  7. neemt kennis van en behandelt de (digitale) post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de (digitale) post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
  8. maakt rooster van aftreden;
  9. zorgt er, in goede samenwerking met de eventuele webmaster, voor dat het actuele gedeelte van het archief via de website voor alle bestuursleden te downloaden is;
  10. beheert de website;
  11. ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is;
  12. beheert de structuur van de website;
  13. zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;
  14. voert de eindredactie van teksten op de website;
  15. voert de eindredactie over de nieuwsbrieven en ziet toe op een regelmatige, tijdige verschijning;
  16. voorziet de deelnemende fietsers dagelijks, vóór aanvang van de dag-etappe, van de te rijden route voor de volgende dag;
  17. verzorgt de e-mailcommunicatie met de deelnemers over de deelnemer-donaties die op de bankrekening van The Ride on Education zijn gestort;
  18. verzorgt de e-mailcommunicatie met de goede doelen over de deelnemer-donaties die rechtstreeks op de bankrekeningen van de goede doelen zijn gestort;
  19. beoordeelt de content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden die niet passend worden geacht;
  20. ziet erop toe dat de website en alle andere in- en externe communicatie voldoet aan de huisstijl;
  21. onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren;
  22. maakt met de vrijwillige webmaster goede afspraken over het technisch onderhoud van de website en geeft instructies over de inhoud van de website. 

Art. 3: Besluiten

Het bestuur:

  1. neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stelt de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten; bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
  2. neemt alle overige besluiten tijdens een bestuursvergadering;
  3. neemt besluiten over voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
  4. neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
  5. verwerpt bij staking der stemmen het voorstel. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot;
  6. tijdens e-mailcontacten tussen de bestuursleden kunnen ook besluiten worden genomen als hierboven in dit artikel worden bedoeld. 

Art. 4: Vergaderingen

Sub. A: Geldigheid

Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is.

Sub. B: Frequentie

  1. vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden;
  2. indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met inachtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen;
  3. aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld;
  4. digitale bestuursvergaderingen zijn mogelijk. 

Sub. C: Agenda

  1. bestuursleden kunnen vóór de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;
  2. aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen;
  3. in de vergaderingen wordt gewerkt volgens de agenda; op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering. 

Sub. D: Nieuwsbrief

Na bestuursvergaderingen worden er nieuwsbrieven gemaakt door de secretaris, waarin o.a. de besluiten van de vergaderingen zijn opgenomen, die vóór de verspreiding aan de (oud-)deelnemers aan The Ride on Education door de overige bestuursleden worden gecorrigeerd of aangevuld.

Sub. E: Inbreng tijdens de vergadering

  1. van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;
  2. ideeën van bestuursleden, (oud)-deelnemers en/of vrijwilligers zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
  3. het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing. 

Art. 5: Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

  1. stichting-donateurs;
  2. deelnemer-donateurs;
  3. (oud-)deelnemers;
  4. goede doelen waarvoor gelden worden ingezameld;
  5. de media;
  6. comité van aanbeveling. 

Art. 6: Royement

  1. een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt;
  2. een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van toepassing op bestuursleden die in het buitenland woonachtig zijn en uit hoofde van hun functie in of rond hun woonplaats werkzaamheden voor de stichting verrichten. 

Art. 7: Vrijwilligers

  1. vrijwilligers werken onder verantwoordelijkheid van het bestuur en worden door het bestuur geïnstrueerd en gecontroleerd;
  2. vrijwilligers kunnen zowel (oud)-deelnemers als ook niet-deelnemers aan The Ride on Education zijn. 

Art. 8: Stichting-donaties en declaraties

  1. grotere donaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament aan de stichting kunnen worden geaccepteerd;
  2. grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel;
  3. kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
  4. donateurs die een contant bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. Zulke donaties worden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort;
  5. ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders;
  6. bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven te declareren;
  7. bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren. 

Art. 9: Deelnemers m/v
Van de deelnemers aan The Ride on Education wordt het volgende verwacht:

  1. zij respecteren en onderschrijven de doelstellingen, de statuten en het huishoudelijk reglement van Stichting The Ride on Education door middel van de ondertekening van het inschrijfformulier;
  2. iedere deelnemer betaalt bij inschrijving inschrijfkosten voor de organisatie;
  3. het bestuur beoordeelt de validiteit van het eventueel door een deelnemer aangedragen nieuwe sponsorproject m.b.t. aard en kwaliteit van het onderwijsproject, passend binnen de doelstelling, de mate van betrouwbaarheid, ANBI-registratie etc. In het geval het aangedragen doel wordt afgewezen, blijft één van de drie primaire projectdoelen ter beschikking van de deelnemer;
  4. men betaalt de overnachtingskosten voor de door het bestuur geselecteerde camping vóór 1 juli van elk jaar aan de penningmeester van de stichting. Deze kosten worden jaarlijks door het bestuur vastgesteld op basis van de door de campings gehanteerde bedragen;
  5. eventueel door het bestuur bedongen kortingen voor de overnachtingen komen via de organisatiekosten en de maximale reservering (zie art. 2 sub C lid 10) jaarlijks ten gunste van de deelnemer-donatiegelden;
  6. overnachtingen vinden in principe plaats in eigen tent op door de organisatie uitgekozen campings. Andersoortige accommodaties als B&B, hotel of anderszins, dient men zelfstandig te boeken;
  7. elke deelnemer meldt zich tijdens de tocht dagelijks vóór 20.00 uur af bij de organisatie;
  8. men spant zich in om zoveel mogelijk deelnemer-donatiegelden te verzamelen voor het goede doel van zijn/haar keuze met een minimaal bedrag van € 250,=;
  9. de deelnemer dient de organisatie vóór 1 september van elk jaar een overzicht van de in totaliteit door hem ontvangen sponsorgelden te verstrekken. Hij maakt dit totaalbedrag, onder aftrek van de reeds betaalde gelden vóór 1 september van dat jaar over op de bankrekening van de stichting;
  10. voor de ANBI-geregistreerde projecten zijn de donaties voor de belasting aftrekbaar;
  11. alle (overige) kosten die de deelnemer tijdens de tocht maakt (o.a. voor maaltijden, uitstapjes, overtochten e.d.) zijn voor rekening van de deelnemer;
  12. de jaarlijkse fietstocht is geen wedstrijd;
  13. de tocht wordt slecht verreden op niet-gemotoriseerde fietsen; E-bikes en hand-bikes zijn wel toegestaan;
  14. de deelnemers gaan akkoord met het eventuele gebruik van hun beeltenis in druk, op foto, video, film en dergelijke voor promotionele doeleinden van de organisatie of media, zonder daar een vergoeding voor te claimen;
  15. indien, ongeacht de reden, een deelnemer besluit na inschrijving niet mee te doen, of zich vóór de start van het evenement uitschrijft, dan worden de inschrijfgelden niet gerestitueerd;
  16. reeds gedane donaties worden niet gerestitueerd indien de deelnemer niet start of de tocht niet uitrijdt, maar komen ten goede aan het bedoelde project;
  17. na het einde van de fietstocht kan iedere deelnemer zijn eigen tijd en route voor de terugtocht invullen;
  18. deelnemers die bij de start van de fietstocht jonger dan 16 jaar zijn dienen het inschrijfformulier mede te laten ondertekenen door één van hun ouder(s) of verzorger(s);
  19. deelnemers onder de 16 jaar kunnen alleen deelnemen onder een “1-op-1” begeleiding door een volwassene die zich ook als deelnemer heeft ingeschreven;
  20. deelname aan The Ride on Education is geheel vrijwillig en geschiedt voor eigen rekening en risico. Elke deelnemer doet bij voorbaat afstand van alle aanspraken, die hij tegenover de organisatie zou kunnen laten gelden;
  21. het aantal deelnemers aan “The Ride on Education” is gelimiteerd op 100;
  22. bagage kan eventueel voor eigen risico worden meegegeven aan de volgauto;
  23. afwijken van de dagelijks verstrekte fietsroute is toegestaan. Zowel verlengend als ook verkortend;
  24. de route wordt op de openbare weg gereden; iedere deelnemer is verplicht zich aan de landelijk geldende wegenverkeerswet te houden en aanwijzingen van politie, camping- en ander geautoriseerd personeel op te volgen;
  25. deelnemers en volgers waken over hun eigen veiligheid en de veiligheid van overige weggebruikers, waarbij de organisatie een beroep doet op ieders gezond verstand;
  26. iedere deelnemer dient tijdens The Ride on Education in het bezit te zijn van een geldig paspoort en voldoende verzekerd te zijn tegen ziektekosten en Wettelijke Aansprakelijkheid;
  27.  het bezit van een reisverzekering (met aanvullende dekking van fietsvakantie) en een mobiele telefoon wordt aangeraden;
  28. volgers in volgauto’s en volg-campers dienen hun eigen route te vinden naar het dagelijkse eindpunt. 

Art. 10: Het Comité van aanbeveling

Het CvA bestaat uit minimaal drie leden door het bestuur aangezocht. Van leden van het CvA wordt verwacht dat zij in persoon of in functie:

  1. de bedoelingen van de stichting helpen uitdragen;
  2. de stichting / het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren met betrekking tot de doelstellingen en activiteiten;
  3. op verzoek hand- en spandiensten verrichten t.b.v. de organisatie.

Een lid van het CvA kan zijn lidmaatschap zonder opgaaf van reden beëindigen. Het lidmaatschap eindigt (ook) wanneer het bestuur het lid bedankt voor zijn diensten. Het bestuur kan een CvA-lid ook zonder opgaaf van reden bedanken. 

Art. 11: Slotbepalingen

  1. in gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur;
  2. alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.