Beleidsplan

Beleidsplan Stichting The Ride on Education.

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 12-12-2014.

Inleiding:

Dit beleidsplan beoogt inzicht te geven in doelstellingen en werkwijze van de Stichting The Ride on Education aan daarvoor geïnteresseerde derden.

Het bestaat uit een korte introductie in de Stichting, formulering van de doelstellingen, de werkwijze om het doel te realiseren, het beheer van de aan de stichting toevertrouwde gelden, de wijze waarop de gelden worden besteed, de bestuursamenstelling en de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd.

De Stichting The Ride on Education is formeel opgericht op 25 februari 2013 op initiatief van René Huigens, Klaas Willems en Hugo Waalewijn. In het voorjaar van 2012 ontstond bij René Huigens het idee om het aangename, zijn hobby fietsen, te verenigen met het nuttige, zijn coördinatie werk voor de Stichting Lusulu. Waarom niet ‘fietsen voor het Goede Doel’?

De heren Klaas Willems en Hugo Waalewijn sloten zich bij dit idee aan en gezamenlijk besloten zij  een Stichting op te richten. Alle drie de heren wonen in Beilen, toeristisch genoemd ‘De Drentse Hooglanden’, wat hen op het idee bracht om een sponsor fietstocht te organiseren van de Drentse Hooglanden naar de Schotse Hooglanden. Werkend aan dit plan besloten zij deze actie niet eenmalig te laten zijn, maar te proberen ook in de komende jaren zo’n sponsorfietstocht te organiseren.

Doel van de stichting:

Het organiseren van gesponsorde (lange afstand) fietstochten om geld bij elkaar te brengen voor  ondersteuning van onderwijsprojecten in ontwikkelingslanden .

Het motto van de stichting is:

Trappen voor Onderwijs, of in het Drents ‘Trapp’n veur Underwies’.

De missie van de stichtingis kort samen te vatten:

Fietsen is leuk en iedereen kan het. Laten we leuke fietstochten organiseren waarbij de deelnemers zich verplichten een financiële bijdrage te leveren aan onderwijsprojecten in ontwikkelingslanden. Daartoe kunnen zij zich laten sponsoren door familie, bekenden, werkgever, leveranciers etc.

De organisatie:

De stichting is een bij notariële acte opgerichte organisatie.

Er zijn ten minste drie bestuursleden, in 2016/2017  zijn dat

Rene L. Huigens, voorzitter;

Hugo Waalewijn, secretaris;

en Herman J.M. Meijer, penningmeester.

Het bestuur wordt bij de organisatie van de fietstochten bijgestaan door enkele vrijwilligers.

Ook de bestuurders zijn vrijwilligers, die voor hun werk geen vergoeding ontvangen.

De stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Noord Nederland onder nummer 57325391.

De stichting is geregistreerd als een zgn. ANBI, Algemeen Nut Beogende Instelling bij de Belastingdienst onder nummer  8525 32507

Bij de acte van oprichting zijn de statuten van de stichting vastgesteld, waarin de bestuursstructuur is vastgelegd. In een huishoudelijk reglement worden richtlijnen vastgelegd voor het besturen van de stichting (rooster van aftreden, vergaderfrequentie, verslaglegging etc.)

Activiteiten van de stichting:

In 2013 organiseerde de stichting een gesponsorde fietstocht van de Drentse Hooglanden naar de Schotse Hooglanden, een afstand van 740 km. Er deden 23 fietsers aan mee tot aan IJmuiden en 17 gingen door naar Schotland. Totaal werd  € 18.875,13 bij elkaar gefietst.

In 2014 fietsten 23 deelnemers van Beilen naar de Himmelberget in Jutland,  Denemarken, totaal minstens 750 km. De totale opbrengst was € 18.917,88

In 2015 werd een fietstocht georganiseerd naar Reims in Noord Frankrijk, van 4 – 11 juli. Een tocht van ongeveer 560 km in 7 etappes.

In 2016 werd een fietstocht georganiseerd naar Goslar in de Harz Duitsland, van 16 – 23 juli. Een tocht van ongeveer 530 km in 7 etappes.

Na evaluatie van de tocht in een zeker jaar, wordt een keuze gemaakt voor het einddoel van het volgende jaar en worden eventuele aanpassingen in de organisatie doorgevoerd.

De stichting maakt een route, met start en eindplaats, overnachtingplaatsen, voorgestelde fietsroute, ev alternatieven, overtocht per boot, etc.

Er wordt een publiciteitsplan opgesteld, gericht op werven van deelnemers en werven van sponsors.

Er wordt een begroting gemaakt van organisatiekosten en van de kosten voor de deelnemers.

Ook wordt er een deelnemersreglement gemaakt, waarin rechten en plichten van deelnemers beschreven staan, met name over de bijdrage van de deelnemers aan de Onderwijs Projecten in Ontwikkelingslanden, de manier van betalen, de afdracht en de verantwoording door het stichtingsbestuur.

Financiën:

Voor de organisatie van de sponsorfietstocht vraagt het bestuur van elke deelnemer een bijdrage van € 35,- genoemd: ‘Inschrijfgeld’.

Daarnaast tracht het bestuur de organisatiekosten zo laag mogelijk te houden en gesponsord te krijgen door het (plaatselijke) bedrijfsleven / instellingen.

Het bestuur heeft een bank/spaarrekening  geopend waarop deelnemers hun inschrijfgeld en sponsorbijdragen kunnen (laten) storten.

Van elke deelnemer wordt een sponsorbijdrage verwacht van minimaal € 250,- voor een van de initiërende doelen:

Stichting Lusulu; Onderwijs Ontwikkeling in Zimbabwe;

Stichting Naar School in Haïti; Onderwijs Ontwikkeling in Haïti;

Stichting Verre Naasten; Zending en Onderwijs Ontwikkeling in Derde Wereld Landen;

Of een andere stichting met als doel Onderwijs Ondersteuning in Ontwikkelingslanden.

Stichtingen die steun wensen te ontvangen van de Stichting The Ride on Education moeten ten minste ook ANBI goedkeuring hebben.

Verantwoording:

Binnen een maand na afloop van de sponsorfietstocht leggen de deelnemers verantwoording af aan de organisatie van hun verdiende sponsorgelden en zorgen waar nodig voor betaling. De penningmeester houdt een register van deelnemers en betalingen bij.

De penningmeester draagt zorg voor zo spoedig mogelijk doorbetalen van de sponsorgelden aan de beoogde ‘Goede Doelen’.

Binnen twee maanden na afloop van de sponsorfietstocht legt het bestuur verantwoording af aan alle deelnemers over de ontvangen gelden, de organisatiekosten en de betalingen aan de te sponsoren onderwijsprojecten. Wanneer de organisatiekosten minder blijken te zijn dan de totale bijdrage uit inschrijfgelden en sponsoring ten bate van de organisatie, zal dit ‘batig saldo’  gelijkelijk worden verdeeld over de drie initiërende projecten  t.w. Stg. Lusulu, Stg. Naar School in Haïti en Stg. De Verre Naasten, onder aftrek van een reserve voor instandhouding van de organisatie. (webhosting, bank en secretariaatskosten).  Deze reserve is maximaal € 500,-

Evaluatie:

Binnen vier maanden na afloop van de sponsorfietstocht zal het bestuur een vergadering uitschrijven waarin bestuur en vrijwilligers de (organisatie van) de fietstocht van dat jaar zullen evalueren en eerste plannen opstellen voor een volgende sponsorfietstocht.

Het (verkort) evaluatieverslag publiceert het bestuur op de website.

Ten behoeve van de evaluatie kan het bestuur een vragenlijst voorleggen aan de deelnemers.

Jaarverslag:

Voor 1 maart van het nieuwe jaar maakt het bestuur een jaarverslag  inclusief financiële verantwoording en publiceert dit tenminste op de website van de stichting (www.TheRideonEducation.nl).

 

Begroting van de organisatiekosten
Omschrijving Begroting Dekking
Ondersteunend vervoer tijdens de tocht € 250,00 Inschrijfgelden
Vervoer terug € 750,00 Bijdrage afgestemd op prijs openbaar vervoer
Drukkosten flyers, posters etc. € 500,00 Inschrijfgelden en event. aanvullende sponsoring
Website en hosting € 50,00 Inschrijfgelden
Voorbereidingsbijeenkomst € 25,00 Inschrijfgelden
Secretariaat en bankkosten € 100,00 Inschrijfgelden
Diversen en onvoorzien € 250,00 Inschrijfgelden en positief saldo