Beleidsplan

Beleidsplan Stichting The Ride on Education.

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 12-12-2014 en gewijzigd op 14 februari 2018.

Inleiding:
Dit beleidsplan biedt inzicht in doelstellingen en werkwijze van de Stichting The Ride on Education.

De Stichting The Ride on Education is bij akte opgericht op 25 februari 2013 door René Huigens, Klaas Willems en Hugo Waalewijn. Zij wonen in Beilen, toeristisch genoemd ‘De Drentse Hooglanden’, wat hen op het idee bracht om een sponsor fietstocht te organiseren van de Drentse Hooglanden naar de Schotse Hooglanden. Werkend aan dit plan besloten zij deze actie niet eenmalig te laten zijn, maar te proberen ook in de komende jaren vergelijkbare sponsortochten te organiseren.

Doel van de stichting:
Het organiseren van gesponsorde (lange afstand) fiets- en/of wandeltochten, om geld bij elkaar te brengen voor  ondersteuning van onderwijsprojecten in ontwikkelingslanden .

De organisatie:
De stichting is een bij notariële akte opgerichte organisatie.
Er zijn ten minste drie bestuursleden, in 2018 zijn dat
Yvonne Drenth, voorzitter;
Hugo Waalewijn, secretaris;
en Herman J.M. Meijer, penningmeester.

Het bestuur wordt bij de organisatie van de tochten bijgestaan door enkele vrijwilligers.
Ook de bestuurders zijn vrijwilligers, die voor hun werk geen vergoeding ontvangen.
De stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Noord Nederland onder nummer 57325391.
De stichting is geregistreerd als een zgn. ANBI, Algemeen Nut Beogende Instelling bij de Belastingdienst onder nummer  8525 32507
Bij de acte van oprichting zijn de statuten van de stichting vastgesteld, waarin de bestuursstructuur is vastgelegd. In een huishoudelijk reglement zijn richtlijnen vastgelegd voor het besturen van de stichting (rooster van aftreden, vergaderfrequentie, verslaglegging etc.)

Activiteiten van de stichting:
In 2013 organiseerde de stichting een gesponsorde fietstocht van de Drentse Hooglanden naar de Schotse Hooglanden, een afstand van 740 km. Er deden 23 fietsers aan mee tot aan IJmuiden en 17 gingen door naar Schotland. Totaal werd  € 22.270 bij elkaar gefietst.
In 2014 fietsten 23 deelnemers van Beilen naar de Himmelberget in Jutland,  Denemarken, totaal 750 km. De totale opbrengst was € 18.918.
In 2015 werd een fietstocht georganiseerd naar Reims in Noord Frankrijk, van 4 – 11 juli. Een tocht van 560 km in 7 etappes. De totale opbrengst was € 27.710.
In 2016 werd een fietstocht georganiseerd naar Goslar in de Harz Duitsland, van 16 – 23 juli. Een tocht van 530 km in 7 etappes. De totale opbrengst was € 28.316.
In 2017 werd een fietstocht georganiseerd naar Brussel (Grimbergen) in de Belgie, van 22 – 29 juli. Een tocht van 600 km in 7 etappes. De totale opbrengst was € 24.607.

Na evaluatie van de tocht in enig jaar, wordt een keuze gemaakt voor het einddoel van het volgende jaar en worden eventuele aanpassingen in de organisatie doorgevoerd.
De stichting ontwerpt een route, met start en eindplaats, overnachtingplaatsen, voorgestelde route, ev alternatieven, overtocht per boot, etc.
Er wordt een publiciteitsplan opgesteld, gericht op werven van deelnemers en werven van sponsors.
Er wordt een begroting gemaakt van organisatiekosten en van de kosten voor de deelnemers.
Ook wordt een deelnemersreglement gemaakt, waarin rechten en plichten van deelnemers beschreven staan, met name over de bijdrage van de deelnemers aan de Onderwijs Projecten in Ontwikkelingslanden, de manier van betalen, de afdracht en de verantwoording door het stichtingsbestuur.

Financiën:
Voor de organisatie van de sponsorfietstocht vraagt het bestuur van elke deelnemer een bijdrage van € 35,- genoemd: ‘Inschrijfgeld’.
Het bestuur tracht de organisatiekosten zo laag mogelijk te houden en gesponsord te krijgen door het (plaatselijke) bedrijfsleven / instellingen.
Het bestuur heeft een bank- annex spaarrekening  geopend waarop deelnemers hun inschrijf- en campinggeld en sponsorbijdragen kunnen (laten) storten.
Van elke deelnemer wordt een sponsorbijdrage verlangd van minimaal € 250,- voor een van de deelnemende goede doelen:
Stichtingen die steun wensen te ontvangen van de Stichting The Ride on Education moeten ten minste ANBI goedkeuring hebben.

Verantwoording:
Binnen een maand na afloop van de sponsortocht leggen de deelnemers verantwoording af aan de organisatie van hun verdiende sponsorgelden en zorgen waar nodig voor betaling. De penningmeester houdt een register van deelnemers en betalingen bij.
De penningmeester draagt zorg voor zo spoedig mogelijk doorbetalen van de sponsorgelden aan de beoogde ‘Goede Doelen’.

Binnen twee maanden na afloop van de sponsortocht legt het bestuur verantwoording af aan alle deelnemers over de ontvangen gelden, de organisatiekosten en de betalingen aan de te sponsoren onderwijsprojecten. Wanneer de organisatiekosten minder blijken te zijn dan de totale bijdrage uit inschrijfgelden en sponsoring ten bate van de organisatie, zal dit ‘batig saldo’  gelijkelijk worden verdeeld over de deelnemende goede doelen, onder aftrek van een reserve voor instandhouding van de organisatie. (webhosting, bank en secretariaatskosten).  Deze reserve is maximaal € 500,-

Evaluatie:
Binnen vier maanden na afloop van de sponsortocht zal het bestuur een vergadering uitschrijven waarin bestuur en vrijwilligers de (organisatie van) de tocht van dat jaar zullen evalueren en eerste plannen opstellen voor een volgende sponsortocht.
Het (verkort) evaluatieverslag publiceert het bestuur op de website.
Ten behoeve van de evaluatie kan het bestuur een vragenlijst voorleggen aan de deelnemers.

Jaarverslag:
Voor 1 maart van het nieuwe jaar maakt het bestuur een jaarverslag  inclusief financiële verantwoording en publiceert dit tenminste op de website van de stichting (www.TheRideonEducation.nl).